Garda.co.id, Samarinda – Mengarsipkan dokumen kini lebih diutamakan untuk dilakukan secara digital. Karena selain mudah di akses, sistem ini juga dapat mencegah kehilangan bukti asli aset. Baik itu ijazah, maupun saham.
Merujuk pada hal tersebut, Pemerintah Provinsi Kaltim melalui Dinas Kearsipan dan Perpustakaan menggelar kegiatan Bimbingan Teknis (Bimtek) Pengelolaan Arsip Vital yang diikuti seluruh Organisasi Perangkat Daerah (OPD) se-Kaltim.
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kaltim, Syafranuddin mengatakan kegiatan ini ditujukan untuk mengedukasi setiap OPD agar menyimpan arsip ke arah digitalisasi.
Mengambil contoh dari terbitnya Ijazah. Itu jelas adalah salah satu dokumen penting yang tidak bisa diterbitkan ulang.
“Jadi kalau terkena musibah kebakaran atau banjir hanya dapat satu surat keterangan saja. Berbeda halnya dengan surat nikah. Kalau nikah lagi mungkin dapat lagi yang baru,” kata Syafranuddin di Hotel Haris Samarinda, Selasa (19/7/2022).
“Maka itu kami akan membuat sistem yang manakala masyarakat bisa mengambil melalui aplikasi,” sambung Mantan Kepala Biro Adpim Setda Provinsi Kaltim itu.
Pria yang kerap di sapa Ivan itu juga membeberkan telah mempersiapkan aplikasi yang nantinya akan digunakan sebagai wadah penyimpanan file-file bernama ‘Siaga’. Sehingga tidak merepotkan masyarakat sendiri maupun OPD untuk mencari.
“Tinggal buka arsip. Dan terjamin rahasianya karena masing-masing memiliki ID atau paswordnya. Insha allah dalam waktu dekat akan launching bernama Siaga,” tukas Ivan.
Diterangkan Ivan, aplikasi kearsipan ini dibuat berdasarkan pengalaman-pengalaman yang ada disekitar lingkungan.
Misalnya, seperti saat kebakaran. Banyak masyarakat yang harus kehilangan ijazah atau surat penting lainnya.
Hal itu, membuat masyarakat stres dan pusing karena tidak memiliki berkas keasliannya lagi. Begitu juga dengan surat tanah, terkadang pemerintah sering kalah dalam gugatan. Sebab berkas atau dokumennya seringkali hilang.
“Itulah kami akan akan coba menatanya di arsip dengan mengundang setiap OPD, Semua harus digital, seperti KTP sudah bisa diunduh,” pungkasnya.(PB/ADV/KominfoKaltim)
